Lexware eCommerce Übersicht
Wenn Sie sync4 herunter geladen und installiert haben, können Sie das Programm starten. Im ersten Schritt werden Sie dazu aufgefordert den Einrichtungsassistent durchzuführen. Nachdem Sie diesen erfolgreich abgeschlossen haben, müssen Sie sich für die Software registrieren. Nach der Registrierung können Sie sich in sync4 anmelden.
Freischaltung der Lizenz
Nach der Freischaltung der Lizenz können Sie mit der Einrichtung fortfahren. Sollte die Lizenz nicht binnen 1,5 Werktagen freigeschaltet sein, kontaktieren Sie bitte den Support.
Mandant erstellen
Nach der Anmeldung, werden Sie automatisch dazu aufgefordert, einen Mandanten über den Mandantenassistent einzurichten. Ihre Warenwirtschaft „Lexware Warenwirtschaft“ wurde bereits ausgewählt, klicken Sie auf „Weiter“.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Verbindungsdaten zu Lexware eingeben.
Öffnen Sie dazu Ihr Lexware und stellen Sie sicher das Sie sich dort in der richtigen Firma befinden. Öffnen Sie nun den eCommerce Bereich: Hauptnavigation – Warenwirtschaft – eCommerce Führen Sie anschließend folgende Schritte durch: Extras – eCommerce – Lexware Shopconnector einrichten
Es öffnet sich dieses Fenster:
Klicken Sie hier auf „Zwischenablage“. Wechseln Sie nun wieder in Ihren Lexware Shopconnector. Drücken Sie hier „Aus Zwischenablage einfügen“. Die Daten werden nun automatisch für Sie ein die richtigen Felder eingetragen. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Nun gelangen Sie zu den Artikel – Optionen. Hier müssen Sie entscheiden, welche Optionen für Sie Sinn machen. Klicken Sie dann auf „Weiter“.
In diesem Schritt können Sie Nebenleistungen mit in Ihrer Warenwirtschaft vorhanden Artikeln verknüpfen. Tragen Sie dazu den Namen des Artikels in das Textfeld ein und setzen Sie den Haken vor der gewünschten Option. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Hier können Sie Ihren Dienst konfigurieren (falls vorher installiert). Über das Drop-Down Menü können Sie den gewünschten Intervall wählen.
WAWI Sync = Abgleich mit der Warenwirtschaft
Artikel hochladen = Artikel in den Shop hochladen
Neue Bestellungen abrufen = Bestellungen aus dem Shop abrufen
Bestellstatus abgleichen = Status „versendet“ an den Shop weitergeben (sofern in der Warenwirtschaft bearbeitet) (wird derzeit nicht unterstützt)
Artikelbestände abgleichen = Die Bestände der Artikel werden in Ihrem Lexware Shopconnector aktualisiert
Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Wählen Sie nun Ihren Shop aus und klicken Sie hier einfach auf „Weiter“.
Hier müssen nun die Daten Ihres Shops eingetragen werden.
Produktbilder und Kategoriebilder können mit dieser Funktion für die Datenbank verkleinert werden. Im Standard ist die Funktion aktiv, wir empfehlen Sie aktiv zu lassen. Somit kann wichtiger Datenbank Speicherplatz gespart werden.
Ordnen Sie nun die Shop Sprache zu.
Tragen Sie hier Ihre Umsatzsteuer und Steuerzonen ein.
Ordnen Sie in diesem Schritt die Shop Zahlungsart einer Warenwirtschaft Zahlungsart zu.
Ordnen Sie in diesem Schritt die Shop Versandarten einer Warenwirtschaft Versandart zu.
Tipp: Im Feld Shop Versandart können Sie per Hand Ihre Versandart hinterlegen, sofern Sie diese nicht über das Drop-Down Menü finden.
In diesem Schritt legen Sie die Standard Preisliste fest. Außerdem können Sie die Preislisten den Kundengruppen zuordnen.
Klicken Sie anschließend auf „Weiter“ und schließen den Mandantenassistent ab.
Lexware – Nebenleistungen
Artikelinformationen: wird von sync4 bereitgestellt und erfolgt über die „Lexware eBusiness“, weitere Infos im Lexware Handbuch.: Nummernkreis für Neukunden: Kunden, die aus dem Shop kommen, können einen eigenen Nummernkreis bekommen. Geben Sie hier den Start- und Endwert ein. Versand anlegen: hinterlegen Sie die Kurzbezeichnung der Lexware Nebenleistung (Name aus Kurz z.B. Versand) Nachnahme anlegen: hinterlegen Sie die Kurzbezeichnung der Lexware Nebenleistung (Name aus Kurz z.B. Nachnahme) Mindermengenzuschlag, Gutschein, etc anlegen: hinterlegen Sie den Wawi Artikel Auftragsanlage: wird von sync4 bereitgestellt und erfolgt über die OpenTrans Schnittstelle „Lexware eBusiness“, weitere Infos im Lexware Handbuch. Kundenanlage: wird von sync4 bereitgestellt und erfolgt über die Open Trans Schnittstelle „Lexware eBusiness“, weitere Infos im Lexware Handbuch.
Lexware (faktura+auftrag/plus) Testfirma anlegen
Legen Sie eine Testfirma an, um den Lexware Shop mit Ihren Daten zu testen.
Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:
Starten Sie Lexware faktura+auftrag.
Über Datei -> Firma neu legen Sie eine neue Firma an. Vergeben Sie einen sprechenden Namen wie beispielsweise Testfirma, damit eine schnelle und klare Unterscheidung zu Ihrer Produktiv-Firma möglich ist.
Auf der Seite Optionen definieren Sie dieselben Preis-Einstellungen wie in Ihrer Produktiv-Firma und aktivieren die Option eBusiness verwenden.
Wechseln Sie weiter auf die Seite Datenübernahme.
Wählen Sie die Stammdaten aus, die Sie aus Ihrer Produktiv-Firma in die Testfirma übernehmen möchten. Für den Test der Schnittstelle benötigen Sie die Artikeldaten, die Warengruppen sowie die Steuerschlüssel und Nebenleistungen.
6. Verlassen Sie den Assistenten über Speichern. Danach befinden Sie sich in den neu ange-legten Testfirma.
Lexware (warenwirtschaft pro/premium) Testfirma anlegen
Legen Sie eine Testfirma an, um den Lexware Shop mit Ihren Daten zu testen.
Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:
Starten Sie Ihr Lexware Programm und wechseln Sie in die Warenwirtschaft in Ihre Produktiv-Firma.
Öffnen Sie über Datei -> Export -> ASCII… in den Export-Assistenten.
Wählen Sie als Exportquelle Artikel aus: Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor, um die Artikeldaten, die Sie für den Test benötigen, zu exportieren.
Über Datei -> Firma neu legen Sie eine neue Firma an. Vergeben Sie einen sprechenden Namen wie beispielsweise Testfirma, damit eine schnelle und klare Unterscheidung zu Ihrer Produktiv-Firma möglich ist. Nehmen Sie dieselben Einstellungen wie in Ihrer Produkt-Firma vor: Insbesondere auf der Seite Warenwirtschaft/Preise definieren Sie dieselben Preis-Einstellungen wie in Ihrer Produktiv-Firma. Auf der Seite Services aktivieren die Option eBusiness verwenden.
Verlassen Sie den Firmen-Assistenten über die Schaltfläche Speichern.
Sie befinden sich nun in der neu angelegten Testfirma.
Öffnen Sie über Datei -> Import den Import-Assistenten und wählen Sie als Import Ziel-Objekte Artikel aus. Folgen Sie dem Assistenten, um Ihre Artikeldaten zu importieren. Nach dem erfolgreichen Importvorgang können Sie den Test beginnen.
Standard Shop-Schnittstelle öffnen
Sie verwenden die Standard-Shop-Schnittstelle, um Daten über sync4 mit Ihrem Lexware Shop auszutauschen. – Gehen Sie im Hauptmenü auf eBusiness – eBusiness starten – Klicken Sie auf Standard Shop Schnittstelle – Es werden die Registerkarten Aufträge und Export und Import angezeigt
Artikeldaten exportieren
Als nächstes müssen Sie die für den E-Shop bestimmten Artikel aus der Lexware Anwendung exportieren und in sync4 importieren. Exportiert werden alle als „Internetartikel“ markierten Artikel aus der Lexwareanwendung. Gehen Sie wie folgt vor: – Wechseln Sie in die Ansicht Standard Shop-Schnittstelle – Klicken Sie auf Export und Import
– bei der Erstellung der ersten Exportdatei sollte die Einstellung Daten und Bilder gewählt werden – Die Bilder befinden sich im Exportverzeichnis unter dem Ordner Image – Klicken Sie auf Durchsuchen – Wählen Sie den gewünschten Pfad für das Erstellen der catalog.xml und gegebenfalls des Ordners Image aus – Klicken Sie auf Exportieren – Die catalog.xml wird nun für Sie erstellt
sync4 Artikel Import
Wechseln Sie nun wieder zu sync4 und öffnen die „Artikelansicht“.
Wechseln Sie dann in den Reiter Wawi-Artikel:
Nun erscheint automatisch ein Fenster Ihres Explorers, wählen Sie hier die catalog.xml aus, die Sie eben erstellt haben.
Drücken Sie nun auf Öffnen, die Artikel werden nun in sync4 importiert und Ihnen unter Shop-Artikel angezeigt.
Artikel in den Shop laden
Um aus sync4 die Artikel nun an den Shop zu geben, müssen Sie zunächst Kategorien erstellen, bzw. die Artikel den Kategorien zuweisen. Wenn sie dies getan haben, können Sie über Shop sync die Daten an den Shop geben.
sync4 Bestellungen abrufen
Wechseln Sie dazu zu den Bestellungen:
Drücken Sie dazu auf Neue Bestellungen abrufen: Es werden alle Bestellungen mit dem Status offen aus dem Shop abgerufen und in sync4 importiert.
Die Bestellung wurde nun importiert:
Um diese Bestellungen in der Lexwareanwendung verbuchen zu können, müssen Sie diese zunächst exportieren. Wählen Sie zunächst die Bestellungen aus, die Sie verbuchen möchten.
Nun erscheint automatisch wieder Ihr Explorer. Wählen Sie einen Pfad aus, unter der die Exportdatei gespeichert werden soll.
Lexware Bestellungen importieren
Um die erstellte Exportdatei in Lexware zu importieren, wechseln Sie wieder zur Lexwareanwendung und öffnen die Ansicht der Standard Shop-Schnittstelle. Im Regelfall werden Ihnen in Lexware im Bereich eCommerce nun bereits die Bestellungen angezeigt. Bitte achten Sie darauf, die Bestellungen in der von Ihnen angelegten Testfirma zu importieren, um Ihren Produktivbetrieb nicht zu stören. Wechseln Sie nun in das Register Export und Import.
– Drücken Sie hier im Bereich Bestellungen importieren auf das Pfeil-Symbol – Wählen Sie den Eintrag Durchsuchen – Wählen Sie die Exportdatei aus, die Sie mit sync4 im gewünschten Pfad gespeichert haben – Klicken Sie anschließend auf Importieren – Nach erfolgreichem Import wechseln Sie auf die Registerkarte Aufträge – Hier können Sie die Bestellungen wie gewohnt weiterverarbeiten
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