Lexware – 1und1

Installation und Anbindung

Wenn Sie sync4 herunter geladen und installiert haben, können Sie das Programm starten. Im ersten Schritt werden Sie dazu aufgefordert den Einrichtungsassistent durchzuführen. Nachdem Sie diesen erfolgreich abgeschlossen haben, müssen Sie sich für die Software registrieren. Nach der Registrierung können Sie sich in sync4 anmelden.

1und1 Shop sync4 und Lexware Anbindung

Loggen Sie sich zunächst im 1&1 Control-Center ein (https://www.1und1.de/login) und öffnen die Verwaltung ihres E-Shop (durch Klick auf „E-Shop“ im 1&1 Control-Center Menü).

Rufen Sie dann die Option Anbindung Lexware über das Einstellungen Menü auf.

Wichtig: Sollte nachfolgende Option „Anbindung Lexware“ nicht in Ihrem 1und1 E-Shop Control Center unter Einstellung zu finden sein, dann müssen Sie den 1und1 Support anrufen und in Ihrem „E-Shop Unlimited“ Paket, die Option „Lexware Schnittstelle“ freischalten lassen. (mach mal müssen Sie auch 2 x bei 1und1 anrufen) Für die kleineren 1und1 Shop Pakete „E-Shop Basic“ und „E-Shop Plus“, gibt es diese Freischaltung nicht.

Im Bereich In wenigen Schritten erklärt wird Ihnen in Punkt 1. erklärt wie Sie zu den Benutzern gelangen. Klicken Sie hier auf Externe Anwendungen, Sie werden automatisch weitergeleitet.

Nun tragen Sie in das Feld Benutzername einen Namen für den Benutzer ein. Wichtig: Dieser wird später in dem Mandantenassistent in sync4 benötigt. Außerdem wählen Sie unter Externe Anwendungen auf der rechten Seite lexware aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Nachdem Sie den Benutzer angelegt haben, klicken Sie auf den Namen des Benutzers. Folgendes Fenster öffnet sich:

Tragen Sie nun unter Kennwort ändern, ein Kennwort für den Benutzer ein. Wichtig: Dieses Kennwort wird später im Mandantassistent in sync4 benötigt.

Zudem sehen Sie hier die SOAP URL, diese ist ebenfalls für den Mandantassistent wichtig.

Denn im Mandantassistent müssen Sie später die Shopadresse und den Shopname eingeben. Shopadresse: URL ohne „https://“ vorne und ohne „.lexware-soap“ hinten. Shopname: Die Buchstaben und Zahlenfolge nach „epages/“ bis „.lexware-soap“ Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Mandant erstellen

Wechseln Sie nun in die sync4 Software. Wenn Sie sich in sync4 angemeldet haben, müssen Sie zunächst einen Mandant über die Mandantverwaltung erstellen. Diesen Schritt müssen Sie allerdings nur einmal durchführen, die Daten werden in der sync4 Datenbank gesichert und werden bei jedem sync4-Start abgerufen.

Starten Sie nun die Mandantenverwaltung:

Wählen Sie hier einen Namen für Ihren Mandant, dieser kann von Ihnen frei festgelegt werden. (als Beispiel wurde hier „LexwareOT“ gewählt)

Wählen Sie als Warenwirtschaft über das Drop-Down Menü „Lexware Auftrag und Büro“ aus.

Wählen Sie nun einen Bilderpfad aus.

Im nächsten Fenster wählen Sie 1und1 ePages als Onlineshop aus. Nun erscheint folgendes Fenster:

Im Feld Shopadresse tragen Sie wie weiter oben beschrieben die URL des Shops ein. (SOAP URL aus der E-Shop Verwaltung ohne „https://“ vorne und ohne „.lexware-soap“ hinten) Im Feld Shopname tragen Sie wie weiter oben beschrieben den Shopname Ihres Shopname ein. (die Buchstaben und Zahlenfolge nach „epages/“ bis „.lexware-soap“ aus der SOAP URL aus der E-Shop Verwaltung) Im Feld Benutzername tragen Sie den Benutzername ein, den Sie im Shop angelegt haben. Im Feld Passwort tragen Sie das zugehörige Passwort für den Benutzer ein, dieses haben Sie ebenfalls im Shop festgelegt. Nach diesem Schritt können Sie auf Weiter klicken und den Mandantassistent abschließen.

Nebenleistungen

Artikelinformationen: wird von sync4 bereitgestellt und erfolgt über die „Lexware eBusiness“, weitere Infos im Lexware Handbuch.: Nummernkreis für Neukunden: Kunden, die aus dem Shop kommen, können einen eigenen Nummernkreis bekommen. Geben Sie hier den Start- und Endwert ein. Versand anlegen: hinterlegen Sie die Kurzbezeichnung der Lexware Nebenleistung (Name aus Kurz z.B. Versand) Nachnahme anlegen: hinterlegen Sie die Kurzbezeichnung der Lexware Nebenleistung (Name aus Kurz z.B. Nachnahme) Mindermengenzuschlag, Gutschein, etc anlegen: hinterlegen Sie den Wawi Artikel Auftragsanlage: wird von sync4 bereitgestellt und erfolgt über die OpenTrans Schnittstelle „Lexware eBusiness“, weitere Infos im Lexware Handbuch. Kundenanlage: wird von sync4 bereitgestellt und erfolgt über die Open Trans Schnittstelle „Lexware eBusiness“, weitere Infos im Lexware Handbuch.

Lexware (faktura+auftrag/plus) Testfirma anlegen

Legen Sie eine Testfirma an, um den 1&1-E-Shop mit Ihren Daten zu testen.

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:

Starten Sie Lexware faktura+auftrag.
Über Datei -> Firma neu legen Sie eine neue Firma an. Vergeben Sie einen sprechenden Namen wie beispielsweise Testfirma, damit eine schnelle und klare Unterscheidung zu Ihrer Produktiv-Firma möglich ist.
Auf der Seite Optionen definieren Sie dieselben Preis-Einstellungen wie in Ihrer Produktiv-Firma und aktivieren die Option eBusiness verwenden.
Wechseln Sie weiter auf die Seite Datenübernahme.
Wählen Sie die Stammdaten aus, die Sie aus Ihrer Produktiv-Firma in die Testfirma übernehmen möchten. Für den Test der Schnittstelle benötigen Sie die Artikeldaten, die Warengruppen sowie die Steuerschlüssel und Nebenleistungen.

6. Verlassen Sie den Assistenten über Speichern. Danach befinden Sie sich in den neu ange-legten Testfirma.

Lexware (warenwirtschaft pro/premium) Testfirma anlegen

Legen Sie eine Testfirma an, um den 1&1-E-Shop mit Ihren Daten zu testen.

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:

Starten Sie Ihr Lexware Programm und wechseln Sie in die Warenwirtschaft in Ihre Produktiv-Firma.
Öffnen Sie über Datei -> Export -> ASCII… in den Export-Assistenten.
Wählen Sie als Exportquelle Artikel aus: Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor, um die Artikeldaten, die Sie für den Test benötigen, zu exportieren.
Über Datei -> Firma neu legen Sie eine neue Firma an. Vergeben Sie einen sprechenden Namen wie beispielsweise Testfirma, damit eine schnelle und klare Unterscheidung zu Ihrer Produktiv-Firma möglich ist. Nehmen Sie dieselben Einstellungen wie in Ihrer Produkt-Firma vor: Insbesondere auf der Seite Warenwirtschaft/Preise definieren Sie dieselben Preis-Einstellungen wie in Ihrer Produktiv-Firma. Auf der Seite Services aktivieren die Option eBusiness verwenden.
Verlassen Sie den Firmen-Assistenten über die Schaltfläche Speichern.
Sie befinden sich nun in der neu angelegten Testfirma.

Öffnen Sie über Datei -> Import den Import-Assistenten und wählen Sie als Import Ziel-Objekte Artikel aus. Folgen Sie dem Assistenten, um Ihre Artikeldaten zu importieren. Nach dem erfolgreichen Importvorgang können Sie den Test beginnen.

Standard Shop-Schnittstelle öffnen

Sie verwenden die Standard-Shop-Schnittstelle, um Daten über sync4 mit 1&1 auszutauschen. – Gehen Sie im Hauptmenü auf eBusiness – eBusiness starten – Klicken Sie auf Standard Shop Schnittstelle – Es werden die Registerkarten Aufträge und Export und Import angezeigt

Artikeldaten exportieren

Als nächstes müssen Sie die für den E-Shop bestimmten Artikel aus der Lexware Anwendung exportieren und in sync4 importieren. Exportiert werden alle als „Internetartikel“ markierten Artikel aus der Lexwareanwendung. Gehen Sie wie folgt vor: – Wechseln Sie in die Ansicht Standard Shop-Schnittstelle – Klicken Sie auf Export und Import

– bei der Erstellung der ersten Exportdatei sollte die Einstellung Daten und Bilder gewählt werden – Die Bilder befinden sich im Exportverzeichnis unter dem Ordner Image – Klicken Sie auf Durchsuchen – Wählen Sie den gewünschten Pfad für das Erstellen der catalog.xml und gegebenfalls des Ordners Image aus – Klicken Sie auf Exportieren – Die catalog.xml wird nun für Sie erstellt

sync4 Artikel Import

Wechseln Sie nun wieder zu sync4 und öffnen die „Artikelansicht“.

Wechseln Sie dann in den Reiter Wawi-Artikel:

Nun erscheint automatisch ein Fenster Ihres Explorers, wählen Sie hier die catalog.xml aus, die Sie eben erstellt haben.

Drücken Sie nun auf Öffnen, die Artikel werden nun in sync4 importiert und Ihnen unter Shop-Artikel angezeigt.

Artikel in den Shop laden

Um aus sync4 die Artikel nun an den Shop zu geben, müssen Sie zunächst Kategorien erstellen, bzw. die Artikel den Kategorien zuweisen. Wenn sie dies getan haben, können Sie über Shop sync die Daten an den Shop geben.

sync4 Bestellungen abrufen

Wechseln Sie dazu zu den Bestellungen:

Drücken Sie dazu auf Neue Bestellungen abrufen: Es werden alle Bestellungen mit dem Status offen aus dem Shop abgerufen und in sync4 importiert.

Die Bestellung wurde nun importiert:

Um diese Bestellungen in der Lexwareanwendung verbuchen zu können, müssen Sie diese zunächst exportieren. Wählen Sie zunächst die Bestellungen aus, die Sie verbuchen möchten.

Nun erscheint automatisch wieder Ihr Explorer. Wählen Sie einen Pfad aus, unter der die Exportdatei gespeichert werden soll.

Lexware Bestellungen importieren

Um die erstellte Exportdatei in Lexware zu importieren, wechseln Sie wieder zur Lexwareanwendung und öffnen die Ansicht der Standard Shop-Schnittstelle. Bitte achten Sie darauf, die Bestellungen in der von Ihnen angelegten Testfirma zu importieren, um Ihren Produktivbetrieb nicht zu stören. Wechseln Sie nun in das Register Export und Import.

– Drücken Sie hier im Bereich Bestellungen importieren auf das Pfeil-Symbol – Wählen Sie den Eintrag Durchsuchen – Wählen Sie die Exportdatei aus, die Sie mit sync4 im gewünschten Pfad gespeichert haben – Klicken Sie anschließend auf Importieren – Nach erfolgreichem Import wechseln Sie auf die Registerkarte Aufträge – Hier können Sie die Bestellungen wie gewohnt weiterverarbeiten